Steeds meer kleinere festivals en evenementen hebben het lastig om hun organisatie rond te krijgen. Stijgende kosten spelen hierin een rol, maar ook problemen bij het verkrijgen van de benodigde vergunningen is een reden waarom de stekker eruit wordt getrokken. Meerdere landelijke festivals hebben hun laatste editie achter de rug.
Zodra de warme maanden aanbreken en mensen het buitenleven opzoeken, kun je overal in Breda terecht voor vertier in de vorm van festivals en evenementen. De organisatie hiervan ligt vaak bij vrijwilligers die een flink deel van hun vrije tijd opofferen om in hun wijk, dorp of stad iets moois weg te zetten. De gemaakte uren zitten niet alleen in het opbouwen van podia of het plaatsen van hekwerken. Een groot deel van de werkzaamheden zit in de voorbereidingen. Voor muziekfestivals is dat bijvoorbeeld het boeken van artiesten, voor een wandelevenement het uitzetten van de route. Maar waar niet iedereen bij stilstaat is dat er ook veel tijd zit in het aanvragen van de benodigde vergunningen en subsidies.
‘A4’tje’
Ook Babs Verstrepen, vrijwilligerscoördinator van Breda Barst, merkt dat het lastiger is geworden om het festival georganiseerd te krijgen. “In de eerste plaats is dat bij de vergunningen. Vroeger was dat een A4’tje, tegenwoordig niet meer. Voor subsidieaanvragen geldt hetzelfde; daar gaat nu heel veel tijd inzitten. Wij zijn allemaal vrijwilligers, dus voor dat soort dingen moet je wel even een paar weekenden gaan zitten.”
In Ulvenhout wordt sinds enkele jaren het evenement Ulvenhout on Ice georganiseerd. Eén van de vrijwilligers daar is Petra de Meulder. Zij is onder andere verantwoordelijk voor PR en communicatie en doet de aanvragen voor de benodigde vergunningen. Ze onderschrijft dat het steeds lastiger wordt om Ulvenhout on Ice te organiseren. “Dat zit hem niet in de financiën want er zijn voldoende sponsoren. Juist het aanvragen van vergunningen maakt de organisatie van het evenement lastiger. Ze roepen wel heel hard bij de gemeente Breda ‘we maken het makkelijker, want we willen dat er veel door de Bredanaars zelf wordt georganiseerd in de wijken en de dorpen’, maar er komen steeds meer haken en ogen bij het doen van een aanvraag.”
‘Sneller en efficiënter’
“Een eerste keer dat je een vergunning aanvraagt is het heel logisch dat je alle informatie moet aanleveren. Dat is begrijpelijk”, vindt Mike Hermans van HB Events. Voor terugkerende evenementen zoals het Haagse Beemdenfestival en de avondvierdaagse moet echter ook elk jaar alles opnieuw worden ingevuld. “Gegevens van vorig jaar zou je in theorie terug moeten kunnen oproepen. Een vergunningsaanvraag zou je sneller en efficiënter kunnen regelen, waardoor wij meer tijd hebben om onze evenementen voor te bereiden.”
Burgemeester Paul Depla geeft aan dat de gemeente de verantwoordelijkheid heeft om erop toe te zien dat mensen veilig naar een evenement kunnen gaan. “We weten allemaal wat de effecten zijn als evenementen niet veilig worden georganiseerd. Denk in dit geval nog maar eens aan het Monstertruck festival in Haaksbergen”, hiermee verwijzend naar het ongeluk in 2014 waarbij drie mensen om het leven kwamen en 28 anderen gewond raakten.
‘Veilig evenement’
Er wordt door de gemeente Breda onderscheid gemaakt in soorten evenementen. “Dit doen we op basis van grootte en risico’s van een evenement”, licht Depla toe. “Veel kleinschalige evenementen zijn vergunningsvrij of hoeven alleen het evenement te melden. Bij de grotere evenementen is het lastig om onderscheid te maken tussen vrijwilligers en professionals. Want de bezoekers moeten kunnen rekenen op een veilig evenement. Ook als het wordt georganiseerd door vrijwilligers.”
Verstrepen is van mening dat er de afgelopen jaren veel verbeterd is bij de gemeente. Daar staat tegenover dat er steeds meer gevraagd wordt. “Het is allemaal logisch, je zit met aansprakelijkheid, met wetgeving, je wilt niemand in gevaar brengen. Het is allemaal goed, maar het is wel heel veel werk. Of het frustreert? Je moet er niet zuur van worden. Zodra je er tegenop ziet, moet je zo’n taak aan een ander overdragen.”
‘Steeds lastiger’
De Meulder ervaart met name dat er voor de organisatie van Ulvenhout on Ice steeds meer wordt gevraagd. Er is niet alleen een evenementenvergunning nodig, maar tegenwoordig ook een omgevingsvergunning. “Het wordt steeds lastiger gemaakt en dat spreekt tegen met wat de gemeente zelf roept. Je bent er gewoon een hoop tijd mee kwijt en we zijn allemaal vrijwilligers, we doen dit allemaal naast ons werk. Het voelt soms als tegenwerken en dat maakt het af en toe vervelend”, vertelt De Meulder.
“Een omgevingsvergunning is verplicht als evenementen worden georganiseerd op plaatsen waar het bestemmingsplan geen ruimte biedt voor evenementen. Dat eist de rechter”, zegt Depla hierover. “Ook voor de bewoners die soms bezwaren willen maken omdat ze overlast ervaren van evenementen. Als we als gemeente hier geen rekening mee houden, worden we teruggefloten door de rechter als bewoners bezwaar maken.”
‘Rare dingen’
“Ze vragen ook rare dingen die in de afgelopen jaren niet nodig waren en nu opeens wel”, vindt De Meulder. “Heel apart was bijvoorbeeld het tentboek. De schaatsbaan is overdekt. We huren daarvoor een internationale tent. Die tentboeken zijn dus in het Engels. Vorig jaar moesten we die opeens in het Nederlands aanleveren. Dan moet je dus 60 pagina’s gaan vertalen en we willen geen extra kosten maken dus dat doen we zelf.”
Dit wordt tegengesproken door Depla: “Tentboeken worden aangeleverd door degenen die tenten leveren. Daarbij zijn er ook gewoon Nederlandse tentboeken. Dat is voor de controle wel zo gemakkelijk.”
Motie
Om het voor vrijwilligers makkelijker te maken om een goed evenement te organiseren is vorig jaar naar aanleiding van een bijdrage door Mike Hermans bij de inspraaksessie ‘Hart voor Breda’ een motie ingediend om de aanvraag van een vergunning makkelijker te maken. Hoewel deze motie unaniem werd aangenomen is er een jaar later volgens Hermans nog niets veranderd. Reden voor fractievoorzitters Iwan Dienjes (LPF) en Inge Verdaasdonk (SP) om de motie onder de naam ‘Duidelijkheid voor Doeners’ te herhalen en nog wat aan te scherpen.
“Ja, we hebben ook verschillende keren vragen gesteld”, beaamt Dienjes. “Omdat wij het heel raar vinden dat, als je mensen wilt stimuleren om ons Breda mooier te maken en socialer en met elkaar in verbinding te brengen, dat je dat afremt door steeds opnieuw alle documenten in te laten vullen. Alsof je nieuw bent in het systeem.”
‘Schizofreen’
De herhaling van de motie werd echter verworpen met slechts 9 stemmen voor en 27 tegen, waardoor de waarde van de aangenomen motie van vorig jaar ook nihil lijkt. “Klopt”, zegt Dienjes. “Het is heel schizofreen. Het ene jaar zeggen ze ‘Ja, gaan we doen, goed idee!’ en een jaar later zeggen ze ‘Nee, gaan we niet doen.’ Wellicht hebben andere zaken prioriteit, maar dat pleit je niet vrij om met je handen over elkaar te gaan zitten. Je hebt in 2024 gezegd ‘Dat gaan we doen’, dan moet je het ook doen.”
“We onderzoeken de mogelijkheid voor een vergunning voor meerdere jaren”, zegt Depla hierover. “Tegelijkertijd zien we in de praktijk dat de organisatoren vaak ook zaken willen aanpassen. Een net ander podium. Of net een andere inrichting. Dat gebeurt vaak op grond van ervaringen bij eerdere evenementen. Als vergunningen vastliggen voor meerdere jaren zijn deze aanpassingen niet meer mogelijk.”
